Całkowity koszt posiadania, czyli co Produkt Owner powinien wiedzieć o kosztach Produktu

Całkowity koszt posiadania miarą dla Ownera

Całkowity Koszt Posiadania nie jest jedynie teoretycznym zagadnieniem pojawiającym się na egzaminie PSPO I. Całkowity Koszt Posiadania jest istotną miarą dla Product Ownera, bo pozwala spojrzeć na Produkt uwzględniając szeroką perspektywę dotyczącą kosztów. Będzie ona ułatwiała podejmowanie decyzji mających wpływ na długofalowe wyniki biznesowe.

CZYM JEST CAŁKOWITY KOSZT POSIADANIA?

Całkowity Koszt Posiadania (ang. Total Cost of OwnershipTCO) został rozpowszechniony w 1987 roku przez firmę Gartner. Jest miarą, która pozwala określić całkowity koszt wytworzenia, utrzymania i wycofania Produktu dla całego cyklu jego życia. Miara ta uwzględnia koszty bezpośrednie i pośrednie powiązane z długoterminowym użytkowaniem Produktu.

Choć najtańsze rozwiązanie wydaje się z początku oczywistym wyborem, to na dłuższą metę może być błędem. Często koszty utrzymania Produktu mogą wielokrotnie przewyższać pierwotną cenę zakupu / stworzenie Produktu.

Przykładem, który dobrze obrazuje koncept TCO jest zakup samochodu.

Kupując samochód nie patrzymy jedynie na koszt samochodu. Rozważamy koszty eksploatacyjne (ceny części zamiennych i serwisowania). Sprawdzamy spalanie, które przekłada się na codzienne koszty podróżowania. Weryfikujemy liczbę przejechanych kilometrów, gdyż pośrednio może wpływać na liczbę awarii w przyszłości. Nie zapominamy również o kosztach ubezpieczenia – im droższy samochód, tym więcej będziemy musieli zapłacić za OC i AC. Decyzję zatem bazujemy na wielu zmiennych, które mają wpływ na nasz portfel.

Tak samo jest z wytwarzaniem Produktu. Nie możemy jedynie patrzeć na koszty związane z wytworzeniem i zwrot z inwestycji (ang. Return on InvestmentROI) będący zwykłą różnicą zainwestowanych środków i zysków. To czy rozwiązanie będzie opłacalne w długim terminie zależeć będzie od takich czynników jak: koszty utrzymania infrastruktury, obsługi Produktu czy te poniesione w wyniku awarii.

Dlaczego Całkowity Koszt Posiadania jest istotny w pracy Product Ownera?

Mówi się, że Product Owner powinien być jak mini-CEO swojego Produktu. I chociaż w praktyce często tak nie jest (PO nie jest w pełni samodzielnie odpowiedzialny za budżet), to obserwowanie pewnych miar może pomagać Product Ownerowi wejść, przynajmniej mentalnie, w taką rolę i całościowo patrzeć na rozwój Produktu. Takie postrzeganie Produktu pomoże w podejmowaniu decyzji, które będą miały lepsze przełożenie na efekty biznesowe.

Znajomość poszczególnych składowych Całkowitego Kosztu Posiadania jest istotna, bo jest pierwszym krokiem do optymalizacji wydatków. Optymalizacje mogą dotyczyć: unikania strat, wzrostu jakości, zadbania o długoterminową wydajność kosztową, czy wspierania decyzji np. o outsourcingu.

CO SKŁADA SIĘ NA CAŁKOWITY KOSZT POSIADANIA?

Całkowity Koszt Posiadania ukazuje długoterminowy całokształt kosztów pozyskania, użytkowania, zarządzania i wycofania Produktu. Nie ma jednego właściwego sposobu na jego obliczenie. W zależności od Produktu, elementy wchodzące w skład sumy TCO będą się różniły.

By jednak ułatwić zdefiniowanie miary, można rozważać poszczególne typy kosztów:

#1 Koszty nabycia

Jest to najbardziej oczywisty składnik wszelkich rozważań o kosztach. Dotyczy kosztów poniesionych w celu uzyskania danego Produktu – jego zakupu lub wytworzenia.

W przypadku wytwarzania Produktów softwarowych mówimy tutaj głównie o kosztach związanych z implementacją, czyli ile zapłacimy za wytworzenie produktu. Najczęściej jest to koszt Zespołu wytwórczego za okres, w którym pracuje on nad danym Produktem.

Poza oczywistym kosztem Zespołu, należy brać pod uwagę koszty związane z pozyskaniem potrzebnego software’u jak i hardware’u (jeżeli ma zastosowanie).

#2 Koszty operacyjne

Koszty operacyjne to koszty związane z bieżącym użytkowaniem Produktu. Wliczamy w to m.in. koszty wdrożenia i wsparcia.

Uwzględnić należy koszty związane z personelem obsługującym dany Produkt. Będą to zarówno osoby zajmujące się obsługą i wspieraniem Produktu (np. Dział Supportu), jak i osoby zajmujące się z utrzymaniem Produktu od strony technicznej (np. Infrastruktura), którzy będą serwisować i utrzymywać Produkt. Należy uwzględnić wyszkolenie obu grup.

W koszty operacyjne możemy również wliczyć wszelkie koszty ponoszone w wyniku awarii. Awarie mogą wynikać ze złej jakości Produktu (dług techniczny), czy niedostępności u dostawców usług. Dodatkowo mogą to być kary związane z niedotrzymaniem uzgodnionego deadline’u czy czasu przywrócenia usługi po awarii. Jeżeli obowiązuje, możemy również wliczyć koszty ubezpieczenia.

Dla Produktów fizycznych możemy również wliczać w tę kategorię elektryczność i wykorzystaną przestrzeń (np. dla serwerowni).

#3 Koszty utrzymania

Kolejnym istotnym elementem Całkowitego Kosztu Posiadania są koszty utrzymania, szczególnie istotne dla długoterminowego ujęcia Produktu. Wliczamy do nich koszty związane z utrzymaniem infrastruktury produktowej. W dzisiejszych czasach, gdy wiele Produktów jest budowanych na bazie usług chmurowych, często jest to niemały koszt.

Do tego należy doliczyć koszty przetwarzania, utrzymywania kopii zapasowych i w razie potrzeby odzyskiwania danych. W zależności od oczekiwanej wydajności i dostępności danych koszty te mogą się diametralnie różnić. Do tego możemy doliczyć koszty związane z migracjami danych i aktualizowaniem systemów.

Jeżeli to zasadne, dodajemy również koszty przedłużania koniecznych licencji.

#4 Koszty wycofania

Ostatnia kategoria dotyczy sytuacji, w której musimy wycofać Produkt z rynku. I choć w przypadku produktów cyfrowych wydawać by się mogło, że kwestia może być pomijalna (przecież wystarczy wyłączyć usługi), to warto się zastanowić czy aby na pewno tak będzie dla Twojego Produktu.

Przykładowo, dla Produktu którym się zajmuje, wycofanie z danego rynku oznacza dodatkową pracę dla Zespołów IT związaną z obsługą danych osobowych oraz zniszczeniem zasobów powiązanych z danym rynkiem. W proces zaangażowany jest również dział prawny.

Dla produktów fizycznych należy uwzględnić proces odzyskiwania produktów czy recycling.

Całkowity Koszt Posiadania a dług techniczny

Jednym ze składników, który jest szacowany w TCO, jest koszt słabej jakości. Jest to pośrednio związane z tzw. Długiem Technicznym (ang. Technical Debt). Czynne zarządzanie długiem technicznym jest obowiązkiem każdego Product Ownera, gdyż jego nadmierny wzrost będzie przynosił wiele negatywnych skutków dla Produktu.

Dług Techniczny może być jak potwór cicho i powoli wyłaniający się spod łóżka w nocy, by zaburzyć komfort poczucia bezpieczeństwa. Rosnący Dług Techniczny może dotknąć nas w najmniej oczekiwanym momencie. Wcześniejsze rozwiązania „quick and dirty” mogą wyłaniać problemy techniczne, z którymi Zespół będzie musiał się mierzyć. Będzie to zabierało co raz więcej czasu Zespołu, rozpraszało go i utrudniało skupienie na celach wyznaczonych w Sprintach. Problemy techniczne będą spowalniać pracę Zespołu Scrumowego i utrudniać pisanie kodu, co przełoży się na ich zdolność do innowacji. To wszystko będzie obniżać motywacje i morale Zespołu.

Evidence-based Management proponuje miary zdolności do innowacji, takie jak: Współczynnik innowacyjności (ang. Innovation rate), Wskaźnik pracy nad Produktem (ang. On-Product index) czyli Liczba incydentów produkcyjnych (ang. Production Incident Count). Obserwowanie wybranych wskaźników pomoże z wyprzedzeniem wykryć narastający dług techniczny. Sprawne wykrycie problemu, pozwoli zapobiegać sytuacji, w której dług zacznie zagrażać naszej innowacyjności.

Podsumowanie

Całkowity Koszt Posiadania (ang.Total Cost of Ownership) jest miarą, którą trudno jednoznacznie zdefiniować. W jej skład będzie wchodziło wiele elementów kłopotliwych do oszacowania. Jest to jednak narzędzie, które pozwala Product Ownerowi spojrzeć na kwestie związane z kosztami tworzonego Produktu z szerokiej perspektywy. Świadome skupienie na tym wskaźniku ułatwi podejmowanie strategicznych decyzji, które będą wpływać na długoterminowe efekty biznesowe.

Bibliografia

[1] TCO – Total Cost of Ownership; https://bialko.eu/agile/tco-total-cost-of-ownership/

[2] What are the components of TCO?; https://www.manutan.com/blog/en/glossary/understanding-tco-total-cost-of-ownership-origins-definition-calculation-advantages-and-so-on

[3] Total cost of ownership; https://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership

[4] HOW TECHNICAL DEBT INCREASES TOTAL COST OF OWNERSHIP; https://www.business-agility.com/how-technical-debt-increases-total-cost-of-ownership-blog/

[5] P&C System TCO – What Are All the Factors in Figuring This Metric?; https://www.simplesolve.com/blog/pc-system-tco-factors-in-figuring-this-metric

[6] Total Cost of Ownership; https://www.wallstreetmojo.com/total-cost-of-ownership/

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *